不動産売却に必要な告知書とは？記入時の注意点も解説！

●売主が買主に物件の状況を説明するための書類を告知書という
●告知書は原則として売主本人が記入する
●告知書は販売開始前までに作成し、対応状況も忘れずに記載することが大切
中古物件を売却する際に、不動産会社から告知書を記入するよう求められることがあります。
告知書は、売買契約締結後に買主とトラブルに発展するのを防ぐ重要な書類です。
そこで今回は、不動産売却時に作成する告知書の概要や役割、記入時の注意点を解説します。
宝塚市全域で不動産売却をご検討中の方は、ぜひ参考になさってください。

不動産売却時に必要な告知書とは

はじめに、告知書とはなにか、どのような役割があるのかを解説します。
告知書とは
告知書とは、中古物件を売却する際に、売主が買主に物件の状況を説明するための書類です。
不動産会社によっては、物件状況報告書と呼ぶこともあります。
似たようなものに付帯設備表がありますが、これは給湯器やエアコンなど住宅設備に特化した書面です。
一方で告知書は、建物そのものに対する欠陥や不具合を買主に説明するための書類であり、付帯設備表とは異なります。
告知書の役割
告知書は、売買契約締結後に買主とトラブルになるのを防ぐ役割があります。
たとえば、物件にひび割れがあるにも関わらず、告知書に記載せずに売却したとしましょう。
買主が住み始めてすぐそのひび割れに気付いた場合、売主が修繕費用を負担しなければなりません。
なぜなら買主には、売主に契約内容と合致する不動産を引き渡すという責任があるためです。
たとえ引き渡し後であっても、契約書に記載のない不具合が見つかった場合は、売主が責任を負わなければなりません。
これを契約不適合責任といい、責任を問われると修繕費用の負担だけでなく、契約解除や損害賠償を請求される恐れもあります。
このようなリスクを回避するために作成するのが告知書です。
物件に不具合や欠陥があっても、告知書に記載して買主に知らせておけば、売主が責任を問われる心配はありません。
これまでどんなに大切にしてきたとしても、中古物件の場合は経年劣化による不具合や破損が生じます。
買主とのトラブルを避けるためにも、物件の不具合や欠陥については必ず告知書に記載しておくようにしましょう。

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不動産売却時に必要な告知書は誰が記入する？

売買契約書や重要事項説明書は不動産会社が作成しますが、告知書は基本的に売主本人が記入します。
ここからは、告知書を売主が記入すべき理由と、記載事項などを解説します。
告知書を作成するのは売主
告知書には、物件の状況だけでなく過去の修繕履歴なども記入します。
不動産売却時に担当者が物件の確認をおこないますが、修繕履歴などは売主から伝えられないと把握できません。
また、周辺の騒音やにおいなど、実際に住んだことのある方しか感じられないようなこともあるでしょう。
このような情報を正しく伝えるために、原則として告知書は売主本人が記入することとなっています。
不動産会社によっては、売主から聞いた内容を担当者が記入することもありますが、告知書には売主のサインと捺印が必要です。
そのため、告知書を記入したのが担当者であっても、内容についての責任は売主にあると考えておきましょう。
売買契約締結後に記入漏れや情報の誤りが見つかった場合は、買主とトラブルになる恐れがあります。
リスクを回避するためにも、告知書を記入する際は内容をよく確認することが大切です。
告知書はひな形を用いて作成する
告知書を記入するのは売主本人ですが、基本的には不動産会社が用意するひな形を利用します。
そこに記載されている項目に沿って、売主が情報を記入していく流れです。
不動産会社によって書式が多少異なりますが、おおまかな内容は共通しています。
マンションと一戸建てでは記載事項が異なるため、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。

マンションの場合

マンション売却時の告知書には、管理費や修繕積立金の支払い状況、修繕積立金に関する情報を記載します。
これらの情報は買主の支出に大きく関係するため、より具体的に記載するようにしましょう。
たとえば、修繕積立金の変更予定があれば「令和5年10月頃に月額16,000円に増額」などのように、なるべく詳細に記載します。
誤った情報を伝えてしまうとトラブルになる可能性があるため、情報は明確にしてから記載するようにしましょう。

一戸建ての場合

一戸建ての場合は土地も一緒に売却するため、敷地の状況を具体的に書くことが重要です。
たとえば、境界は確定しているか、土壌汚染の可能性がないかなどです。
とくに、古い水道管や浄化槽など地中埋設物がある場合は、記入漏れがないように注意しましょう。
これらを撤去するには高額な費用が必要になり、きちんと告知しないとトラブルになる可能性があります。
物件に関する情報は、工事完了報告書や領収書、図面などで確認することが可能です。
とはいえ、売却するのが相続した古い実家などの場合は、当時の書類が残っていないケースもあるでしょう。
このような場合は、以前に物件管理を依頼していた方に聴取するなどして、可能な限り物件の情報を集めることが大切です。

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不動産売却時の告知書を記載する際の注意点

告知書は、買主とのトラブルを防止する重要な書類なため、丁寧に記入する必要があります。
ここからは、告知書を記載する際の注意点を解説します。
販売開始前までに作成する
告知書は、販売を開始する前に作成しておくことをおすすめします。
契約日ギリギリに作成しようとすると、曖昧な記載や書き忘れが増えてしまう可能性があります。
トラブルを避けるためにも、時間に余裕を持って作成するようにしましょう。
また、販売開始前に作成できれば、内覧時に告知書を活用して、買主に具体的な物件情報を伝えられるようになります。
事前に建物の状態を把握できれば、修繕費用の計算もしやすくなるため、買主も安心して購入に踏み切れるかもしれません。
既存住宅状況調査を検討する
相続した不動産など、住んだことがなく建物の状況を把握できていない場合は、既存住宅状況調査の実施がおすすめです。
既存住宅状況調査とは、建築士が建物の状態をチェックして、劣化部分や修繕箇所の有無などを教えてくれるサービスです。
もし不具合が見つかった場合でも、調査結果を告知書に記載することで、買主とのトラブル防止に繋がります。
費用はかかりますが、物件の状態を確実に把握したい場合は、既存住宅状況調査を検討してみてはいかがでしょうか。
対応状況も忘れずに記載する
物件の不具合を記載する際は、これまでの対応状況まで詳細に記載することが大切です。
対応状況とは、いつ不具合が発生してどのような修繕をし、現在どういった状態であるかなどです。
たとえば過去に雨漏りがあり、すぐに業者を手配して修繕したとしましょう。
雨漏りがあったと書くだけでは、買主は詳しい状況が分からずに不安になってしまいます。
そのため、雨漏りがあった箇所と工事完了の有無、工事をした時期や雨漏りの原因なども記載しておくことが大切です。
すぐに修繕してそれ以降再発していないと分かれば、買主も安心して購入に踏み切れるでしょう。

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まとめ

不動産売却時に作成する告知書の概要や役割、記入時の注意点を解説しました。
告知書に物件の状況を記載することで、引き渡し後に買主とトラブルになるのを防げます。
告知書を作成する際は、書き忘れや誤った情報を記載しないよう注意しましょう。
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